Was den Preis der IT-Betreuung in der Schweiz wirklich bestimmt

Es ist die erste Frage, die gestellt wird, und beinahe die einzige, die kaum jemand offen beantwortet. Ein Anbieter nennt einen Monatsbetrag pro Arbeitsplatz, ein zweiter will nichts beziffern, bevor er vor Ort war, ein dritter offeriert eine Pauschale, die halb so hoch wirkt wie erwartet. Alle drei können es ehrlich meinen. Was keiner sagt: Sie sprechen nicht von derselben Sache.

Der Preis pro Arbeitsplatz sagt fast nichts aus

Der Preis pro Arbeitsplatz ist bequem, weil er sich vergleichen lässt. Genau darin liegt sein Mangel: Er erweckt den Anschein, zwei Offerten zu vergleichen, während man zwei Leistungsumfänge vergleicht. Der Arbeitsplatz ist der günstigste und am besten planbare Teil einer Anlage. Teuer ist, was dahintersteht: die Server, die Branchenanwendungen, die Fernzugriffe, die Sicherungen, und die Zeit, die es braucht, all das wieder instand zu setzen, wenn sich drei Jahre lang niemand darum gekümmert hat.

Zwei Betriebe mit zwanzig Mitarbeitenden können deshalb dreimal so viel Arbeit bedeuten. Eine Anwaltskanzlei mit zwanzig Notebooks, einem Mailkonto und einem Dateiserver hat nichts gemein mit einer Werkstatt derselben Grösse, die eine CNC-Maschine betreibt, eine zwölfjährige Betriebssoftware einsetzt und zwei Aussendienstlern Fernzugriff gewährt.

Die sechs Punkte, die die Rechnung wirklich bewegen

1. Der Zustand des Bestehenden

Das ist mit Abstand der grösste Posten. Eine gepflegte Anlage zu übernehmen kostet, was ihr Unterhalt kostet. Eine vernachlässigte zu übernehmen heisst, sie zuerst instand zu stellen, und diese Sanierung ist ein Projekt, kein Abonnement. Ein seriöser Anbieter trennt sie vom Monatsbetrag. Wer sie in die Pauschale aufnimmt, holt sie sich anderswo zurück, in der Regel dort, wo Sie es nicht sehen.

2. Zahl der Standorte und Arbeit von unterwegs

Ein einzelner Standort lässt sich einfach überwachen und instand halten. Zwei verbundene Standorte, Mitarbeitende im Homeoffice und Zugriffe aus dem Ausland vervielfachen die Zugangswege, damit die Ausfallpunkte und die Einfallstore, die zu überwachen sind.

3. Server und Branchenanwendungen

Eine alte Branchenanwendung, die ihr Hersteller nicht mehr pflegt oder die eine bestimmte Systemversion voraussetzt, belastet die gesamte Installation. Sie verhindert Aktualisierungen, erzwingt Umwege und macht jede Migration heikel. Sie ist oft das eigentliche Thema einer Anlage und selten jenes, über das im Verkaufsgespräch geredet wird.

4. Die tatsächlich erwartete Verfügbarkeit

Zwischen « jemand ruft im Lauf des Tages zurück » und « jemand greift innert einer Stunde ein, auch samstags » liegt ein Unterschied der Art, nicht des Grades. Das Zweite setzt einen Pikettdienst voraus, also Menschen, die dafür bezahlt werden, verfügbar zu sein. Das ist legitim, es wird verrechnet, und Sie sollten wissen, ob Sie es brauchen, bevor Sie es bezahlen.

5. Die Compliance

Ein in der Schweiz niedergelassenes Unternehmen untersteht dem DSG. Bearbeitet es Daten von Personen in der Europäischen Union oder ist es dort tätig, kommt die DSGVO hinzu, je nach Branche und Grösse auch NIS2. Das ändert die Art der technischen Arbeit nicht, fügt aber eine Dokumentationspflicht hinzu: Man muss zeigen können, was getan wurde, und nicht bloss es getan haben. Siehe was das DSG in Sachen Sicherheit verlangt.

6. Die Rückgabefähigkeit

Eine Offerte, bei der Administratorkonten, Domainnamen und Sicherungen dem Anbieter gehören, ist kurzfristig günstiger, weil sie für ihn einfacher zu betreiben ist. Bezahlt wird sie an dem Tag, an dem Sie gehen wollen. Es ist der Punkt, der sich vor der Unterschrift am leichtesten prüfen und danach am teuersten korrigieren lässt. Siehe die sieben Klauseln eines rückgabefähigen Vertrags.

Was in jeder Offerte stehen sollte

Unabhängig vom Betrag: Eine Offerte, die diese Fragen nicht beantwortet, lässt sich mit keiner anderen vergleichen.

1. Was enthalten ist und was nicht, einzeln benannt, nicht nach Kategorie.
2. Die zugesagte Reaktionszeit, und was geschieht, wenn sie nicht eingehalten wird.
3. Wer die Administratorkonten, die Domains und die Sicherungen hält.
4. Wo Daten und Sicherungen liegen, und nach welchem Recht.
5. Was zusätzlich verrechnet wird, und zu welchem Stundenansatz.
6. Was am Vertragsende geschieht: Frist, Form der Rückgabe, Begleitung.

Was wir tun

Wir veröffentlichen keinen Preis pro Arbeitsplatz, weil wir ihn nicht redlich aufschreiben könnten, ohne gesehen zu haben, was hinter den Arbeitsplätzen steht. Wir schauen zuerst, danach halten wir schriftlich fest, was wir übernehmen und was nicht, und der Umfang steht fest, bevor irgendetwas beginnt. Genau dafür gibt es die Bilanz: dreissig Minuten, ein datiertes Dokument, Ihre Lücken nach Schwere geordnet, ohne Verpflichtung zur Fortsetzung.