Che cosa fa davvero variare il prezzo dei servizi IT gestiti in Svizzera

È la prima domanda che viene posta, ed è quasi l'unica a cui quasi nessuno risponde con franchezza. Un fornitore annuncia un importo mensile per postazione, un altro rifiuta di quantificare prima di essere venuto a vedere, un terzo propone un forfait che sembra la metà del dovuto. Tutti e tre possono essere in buona fede. Quello che nessuno dice è che non stanno parlando della stessa cosa.

Il prezzo per postazione non dice quasi nulla

Il prezzo per postazione è comodo perché si confronta. È precisamente il suo difetto: dà l'illusione di confrontare due offerte mentre si confrontano due perimetri. La postazione di lavoro è la parte meno costosa e più prevedibile di un parco. Ciò che costa è quello che sta dietro: i server, le applicazioni gestionali, gli accessi remoti, i backup, e il tempo necessario per rimettere tutto in ordine quando nessuno se ne è occupato per tre anni.

Due aziende di venti persone possono quindi richiedere un lavoro dal semplice al triplo. Uno studio legale con venti portatili, una posta elettronica e un file server non ha nulla a che vedere con un'officina di venti persone che fa funzionare una macchina a controllo numerico, un gestionale vecchio di dodici anni e un accesso remoto per due commerciali.

Le sei cose che muovono davvero la fattura

1. Lo stato dell'esistente

È di gran lunga la voce principale. Riprendere un parco tenuto bene costa quanto la sua manutenzione. Riprendere un parco lasciato all'abbandono significa prima rimetterlo in sesto, e questa messa a norma è un cantiere, non un abbonamento. Un fornitore serio la separa dalla mensilità. Chi la assorbe nel forfait la recupererà altrove, di solito tagliando su ciò che non vedete.

2. Il numero di sedi e il lavoro a distanza

Una sede unica si sorveglia e si ripara facilmente. Due sedi collegate, collaboratori in telelavoro e accessi dall'estero moltiplicano le vie d'accesso, quindi i punti di guasto e i punti d'ingresso da sorvegliare.

3. I server e le applicazioni gestionali

Un'applicazione gestionale datata, che il produttore non segue più o che impone una versione precisa del sistema, pesa su tutta l'installazione. Vieta certi aggiornamenti, impone aggiramenti e rende delicata ogni migrazione. È spesso il vero tema di un parco, raramente quello di cui si parla in riunione commerciale.

4. La disponibilità realmente attesa

C'è una differenza di natura, non di grado, tra « qualcuno richiama in giornata » e « qualcuno interviene entro un'ora, sabato compreso ». La seconda presuppone una reperibilità, quindi persone pagate per essere disponibili. È legittimo, si fattura, e occorre sapere se ne avete bisogno prima di pagarla.

5. La conformità

Un'impresa stabilita in Svizzera rientra nella LPD. Se tratta dati di persone stabilite nell'Unione europea, o se vi opera, si aggiunge il GDPR e, a seconda del settore e della dimensione, anche NIS2. Questo non cambia la natura del lavoro informatico, ma aggiunge un obbligo di documentazione: bisogna poter mostrare ciò che è stato fatto, e non soltanto averlo fatto. Vedere che cosa chiede la LPD in materia di sicurezza.

6. La reversibilità

Un'offerta in cui gli account di amministrazione, i nomi a dominio e i backup appartengono al fornitore è meno cara nel breve termine, perché è più semplice da gestire per lui. Si paga il giorno in cui volete andarvene. È il punto più facile da verificare prima di firmare e il più costoso da correggere dopo. Vedere le sette clausole di un contratto reversibile.

Che cosa dovrebbe figurare in ogni offerta

Poco importa l'importo: un'offerta che non risponde a queste domande non è comparabile con un'altra.

1. Che cosa è incluso e che cosa no, voce per voce, non per categoria.
2. Il tempo di presa in carico annunciato, e che cosa succede se non è rispettato.
3. Chi detiene gli account di amministrazione, i domini e i backup.
4. Dove sono ospitati i dati e i backup, e sotto quale diritto.
5. Che cosa viene fatturato in più, e a quale tariffa oraria.
6. Che cosa succede alla fine del contratto: termine, formato della restituzione, accompagnamento.

Che cosa facciamo

Non pubblichiamo un prezzo per postazione, perché non sapremmo scriverlo onestamente senza aver guardato che cosa c'è dietro le postazioni. Guardiamo prima, poi mettiamo per iscritto ciò di cui ci facciamo carico e ciò di cui non ci facciamo carico, e il perimetro è fissato prima di cominciare. Il bilancio serve esattamente a questo: trenta minuti, un documento datato, i vostri scarti ordinati per gravità, senza impegno di seguito.