Scegliere un fornitore informatico senza essere del mestiere

Il problema non è trovare fornitori, ce ne sono ovunque. Il problema è che un dirigente che non è del mestiere non può valutare la competenza tecnica di chi ha di fronte. Lo sa lui, e lo sa anche il venditore. La maggior parte dei colloqui si risolve quindi su segnali che non provano nulla: la dimensione dell'azienda, la sicurezza di chi parla, un elenco di certificazioni, un discorso scorrevole.

La buona notizia è che esistono criteri che chiunque può verificare senza sapere nulla di informatica. Non riguardano la tecnica, ma il modo in cui la relazione è costruita. E l'esperienza mostra che le due cose vanno insieme.

Le quattro domande che selezionano

1. Chi deterrà le chiavi?

Chiedete chi sarà proprietario degli account di amministrazione, del nome a dominio, delle licenze e dei backup. L'unica risposta accettabile è: voi. Un fornitore può gestirli, non deve possederli. Se la risposta è vaga, o se vi si spiega che « è più semplice così », avete già la vostra risposta: non è più semplice, è più difficile da lasciare.

È il criterio più discriminante, e porlo non richiede alcuna competenza tecnica. Vedere le sette clausole di un contratto reversibile.

2. Che cosa succede se ce ne andiamo?

Ponete la domanda a freddo, già al primo incontro. Un fornitore sicuro di sé risponde senza turbarsi: ecco il termine, ecco che cosa restituiamo, in quale forma, ed ecco quanto fatturiamo per accompagnarvi. Chi si irrigidisce, chi trova la domanda prematura o la scherza via vi sta dicendo qualcosa di importante sui cinque anni a venire.

3. Chi avremo al telefono?

Non « quale numero », ma chi. Una stessa persona che finirà per conoscere la vostra installazione, o il primo tecnico disponibile che rilegge una scheda? Entrambi i modelli sono difendibili, non costano lo stesso e non rendono lo stesso servizio. Ciò che non è difendibile è vendere il secondo lasciando credere al primo.

4. Che cosa riceverò per iscritto, e con quale frequenza?

È la domanda che separa il lavoro fatto dal lavoro dichiarato. Un rapporto periodico che elenca ciò che è stato fatto, ciò che è fallito e ciò che resta in sospeso è verificabile da chi non ne sa nulla: basta constatare che arriva, che è datato, e che non dice ogni mese esattamente la stessa cosa.

Tre segnali che dovrebbero fermarvi

• Un preventivo senza visita né domande. Nessuno può quantificare un parco che non ha guardato. Un prezzo immediato è o un prezzo civetta, o un prezzo che non reggerà.
• Il gergo come argomento. Se uscite da un colloquio senza aver capito che cosa sarà fatto, non è colpa vostra. Un mestiere ben padroneggiato si spiega in modo semplice.
• L'urgenza fabbricata. Un'offerta che scade, una minaccia normativa agitata senza citare il testo, una falla di cui si parla senza dire quale. La serietà non ha bisogno di mettere fretta.

E il prezzo, allora

Viene per ultimo, ed è voluto. Finché le quattro domande qui sopra non sono risolte, due importi non si confrontano, perché non coprono la stessa cosa. Abbiamo illustrato altrove che cosa fa variare il prezzo dei servizi IT gestiti.

Che cosa facciamo

A queste domande rispondiamo prima che ci vengano poste, e le nostre risposte sono scritte su questo sito. Gli accessi vi appartengono, le condizioni di uscita sono nel contratto, l'interlocutore non cambia, e il rapporto arriva a ogni scadenza. Se preferite cominciare vedendo a che punto siete piuttosto che cambiare fornitore, il bilancio è fatto per questo: trenta minuti, un documento datato, senza impegno di seguito.